Dem globalen Trend zur Digitalisierung und zum papierlosen Schriftverkehr bzw. sogar Büro können sich auch die öster- reichischen Behörden nicht entziehen. Mit 1. Jänner 2020 tritt nun das Recht auf elektronischen Verkehr mit Behörden in Kraft. Davon betroffen sind einerseits alle Bundesbehörden, welche die elektroni- sche Zustellung (E-Zustellung) ermögli- chen. Andererseits sind die Unternehmen grundsätzlich verpflichtet, ihre Erreich- barkeit für die Behörden im Wege der elektronischen Zustellung sicherzustellen. Ausnahmen bestehen für Unternehmen nur dann, wenn sie aufgrund des Unter-
schreitens der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von UVAs verpflichtet sind bzw. wenn – wohl eher im Ausnahmefall – die technischen Voraussetzungen für die E- Zustellung nicht erfüllt sind. Eine E-Zustel- lung bedeutet, dass ein Dokument in dem Postkorb des Unternehmensservice Por- tals (USP) elektronisch zugestellt wurde – dabei erfolgt keine direkte Zustellung via E-Mail an das Unternehmen, selbst wenn eine Benachrichtigung per E-Mail über die Zustellung vorgenommen wird.
Für die erfolgreiche Einrichtung der elek- tronischen Zustellung sind typischerweise mehrere Schritte nötig. Neben der Aktivie
rung der Bürgerkarte bzw. Handy-Signatur für eine erfolgreiche Authentifizierung muss sich das Unternehmen auch beim USP registrieren (dies ist auch über Fi- nanzOnline möglich). Im Rahmen der Registrierung muss jedenfalls eine Person als USP-Administrator festgelegt werden, weitere Personen können (zusätzlich) als Postbevollmächtigte festgelegt werden. Diese Postbevollmächtigten können dann mit ihren persönlichen Zugangsdaten (wichtigstes Element ist eine gültige E- Mail Adresse) die E-Zustellungen für das Unternehmen abholen.
Die Einführung der E-Zustellung kann insoweit als “schleichender Prozess” ge- sehen werden, da oftmals keine aktive Registrierung mehr für die E-Zustellungerfolgen muss. So werden Teilnehmer von FinanzOnline (mit Ausnahme jener, die auf die elektronische Zustellung von Bescheiden, Informationen etc. verzichtet haben), Teilnehmer des Elektronischen Rechtsverkehrs wie auch Teilnehmer eines behördlich zugelassenen Zustelldiensts (z.B. die Österreichische Post AG oder die Bundesrechenzentrum GmbH) automa- tisch in das Teilnehmerverzeichnis von USPübernommen.EineÜberprüfungund
gegebenenfalls Aktualisierung der über- nommenen Daten (E-Mail Adresse) aus dem Vorsystem ist jedenfalls ratsam. Die Teilnahme an der E-Zustellung ist übrigens mit keinen direkten Kosten verbunden – weder für die Anmeldung noch für den laufenden Betrieb und auch nicht für die Benutzung der Handy-Signatur bzw. Bür- gerkarte.
Ein maßgeblicher Vorteil der E-Zustellung liegt in der kurzen Zeitspanne zwischen Verständigung via E-Mail und Abholung des zugestellten Dokuments in dem “Post- korb”.Allerdingsistauchhierzubeachten, dass grundsätzlich jedes Zustellstück
(nur) 2 Wochen im Postkorb aufbewahrt wird. Sofern es nicht abgeholt (geöffnet) wird, wird es gelöscht und gilt dennoch im Regelfall und etwa in Hinblick auf den behördlichen Fristenlauf als zugestellt. Erledigungen der Finanzbehörden wer- den übrigens weiterhin in FinanzOnline zugestellt, jedoch erfolgt zusätzlich eine Information im USP. Selbst wenn die elek- tronische Zustellung ab 1.1.2020 verpflich- tend ist, sind vorerst keine Sanktionen für die Nicht-Teilnahme an der E-Zustellung vorgesehen. Die Zustellung erfolgt dann weiterhin auf dem Postweg.
