Es ist gängige Praxis zwischen Kunden und Lieferanten, bei langfristigen Projekten oder größeren Investitionen Vorauszah- lungen, Anzahlungen oder Teilzahlungen zu vereinbaren, die noch vor dem Ende der auszuführenden Leistung zu entrichten sind. Ob dies auf Wunsch des Kunden pas- siert oder der Wunsch des Lieferanten ist, ist dabei nicht relevant. Umsatzsteuerlich bestehen bei An- und Teilzahlungen bzw. bei Schlussrechnungen einige Fallstricke, die für den Lieferanten oder auch den Kun- den teuer werden können. Die größte um- satzsteuerliche Risikoquelle für den Lie- feranten ist wohl, dass bei einer falschen Abrechnung mehr Umsatzsteuer als nötig geschuldet wird, wenn beispielsweise Rechnungen falsch ausgestellt wurden. Für den Kunden besteht das Risiko, dass ein etwaiger Vorsteuerabzug aufgrund einer fehlerhaften Rechnungslegung ver- sagt wird.
Insbesondere können sich folgende Prob- lembereiche ergeben:
Eine Voraus- oder Anzahlung, die vor Aus- führung der Leistung vereinnahmt wird, führt beim Lieferanten zur Umsatzsteu- erpflicht – das bedeutet, im Zeitpunkt, in dem die Zahlung geleistet wird, muss der Lieferant die Umsatzsteuer, die auf die Voraus- oder Anzahlung entfällt, an das Finanzamt melden und entrichten. Allein durch die Zahlung steht dem Kunden allerdings mangels Rechnung noch kein Vorsteuerabzug zu.
Erstellt der Lieferant nun ein Dokument mit gesondertem Steuerausweis (z.B. eine Voraus- oder Anzahlungsrechnung oder eine Zahlungsaufforderung o.ä.) für die Vo- raus- oder Anzahlung, so muss aus diesem Dokument klar hervorgehen, dass es sich um die Abrechnung einer Voraus- oder Anzahlung handelt.
Neben dem Erfüllen der allgemeinen Rechnungsmerkmale des Umsatzsteuer- gesetzes empfiehlt es sich, diese Abrech- nungsurkunde entsprechend zu bezeich- nen (z.B. „Anzahlungsrechnung über den am 11.2.2020 vereinnahmten Teilbetrag“, „2. Teilrechnung über die vereinbarte und am 14.2.2020 fällige Abschlagszahlung“). Außerdem ist eindeutig durch die Angabe des erwarteten Leistungszeitpunkts an- zugeben, dass die Leistung erst in Zukunft erbracht wird. Wird die Abrechnungsur- kunde nach diesen Kriterien ausgestellt, entsteht für den Lieferanten keine zusätz- liche Steuerschuld aufgrund der Abrech- nung.
Hat der Lieferant ein korrektes Abrech- nungsdokument für die An- oder Voraus- zahlung erstellt, so steht dem Kunden grundsätzlich im Zeitpunkt der Zahlung der Vorsteuerabzug zu. Bezahlt der Kunde nun allerdings weniger als auf der Rech- nung angegeben, so schuldet der Lieferant nur jenen Umsatzsteuerbetrag, der sich aufgrund der vereinnahmten Zahlung ergibt; eine Rechnungskorrektur ist nicht erforderlich.
Wenn die Leistung schließlich fertig er- bracht wurde, wird üblicherweise eine sog. Endrechnung über den Gesamtbetrag erstellt. Bei der Rechnungsausstellung ist darauf zu achten, dass die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge korrekt ausgewiesen wer- den, damit keine zusätzliche Steuerschuld aufgrund der Endrechnung entsteht. Für den Ausweis gibt es laut Ansicht der Fi- nanzverwaltung drei Varianten:
1. Die einzelnen vereinnahmten Teilent- gelte mit den jeweils darauf entfal- lenden Steuerbeträgen werden in der Endrechnung abgesetzt.
2. Es genügt auch, wenn vom Gesamt- betrag der Endrechnung die Teilent- gelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge auf einmal abgezogen werden.
3. Die Umsatzsteuer in der Endrechnung wird auf Basis des Restentgelts aus- gewiesen.
Erhält der Kunde eine falsche Endrech- nung, in welcher der gesamte Vorsteuer- betrag ausgewiesen wird, so darf aufgrund dieser Rechnung kein Vorsteuerabzug gel- tend gemacht werden. Ein Lieferant kann auf die Ausstellung einer Endrechnung verzichten, wenn das gesamte Entgelt und die darauf entfallenden Steuerbeträge be- reits in Voraus- oder Anzahlungsrechnun- gen abgedeckt sind.
